Koppelen van kweek materialen

Dan wordt er door Certe een nieuwe functionaliteit geactiveerd in ZorgDomein bij het zorgproduct Regulier Labdianostiek. De kweek materialen (medische microbiologie) kunnen vanaf dat moment direct worden gekoppeld aan een ZorgDomein-aanvraag. Tijdens het aanmaken van de aanvraag wordt er gevraagd om een barcode in te voeren. Deze barcode plakt u vervolgens op het afname materiaal. Zo wordt het materiaal direct gekoppeld aan de ZorgDomein-aanvraag en kan de aanvraag zonder afdruk worden verstuurd.

De wijziging gaat automatisch. Hiervoor hoeft u niets te doen. Gebruik voor de invoer in ZorgDomein de barcode van de ‘materiaal’ sticker van de Certe Barcode sticker. Te bestellen in het Certe Bestelportaal (artikel 91.DR.260017). Het advies is om de barcode in te voeren middels een scanner, om fouten te voorkomen bij handmatige invoer.

Met deze nieuwe functionaliteit wordt de barcode op het afnamemateriaal direct tijdens de ZorgDomein-aanvraag ingevoerd. Hierdoor is het afname materiaal direct gekoppeld aan de aanvraag en is er geen afdruk meer nodig. Op het laboratorium scannen we de barcode op het afname materiaal. Vervolgens kunnen we in ons informatiesysteem de ZorgDomein-aanvraag inzien en verwerken op het laboratorium. 

U als aanvrager bent dus de belangrijkste schakel in dit nieuwe proces: Certe kan de aanvraag alleen tot een uitslag verwerken, als tijdens de aanvraag de barcode (juist) is ingevoerd en op het afname materiaal is geplakt.

Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen adviseren wij u om bij de aanvragen tot en met 29 januari 2027, naast het invoeren van de barcode in ZorgDomein, óók nog een ZorgDomein-afdruk mee te sturen met het afnamemateriaal. U als aanvrager bent namelijk de belangrijkste schakel in dit nieuwe proces: Certe kan de aanvraag alleen tot een uitslag verwerken, als tijdens de aanvraag de barcode (juist) is ingevoerd en op het afname materiaal is geplakt. Door in de eerste periode nog een afdruk mee te sturen, borgen we samen onze dienstverlening met deze nieuwe stap.

Gebruik uitsluitend de barcode van de ‘materiaal’ sticker van de Certe Barcode stickers. Deze stickers zijn te bestellen in het Bestelportaal(artikel nr 91.DR.26.017). Dit zijn de barcode stickers die nu ook al worden gebruikt voor het etiketteren van de het afnamemateriaal en de ZorgDomein-afdruk. 

De sticker in de lengterichting plakken op het materiaal. De ‘formulier ‘ sticker kan direct weg en wordt niet (meer) gebruikt.

Dit kan op twee manieren: de barcode kan middels een (hand)scanner worden ingescand of de cijfers van de barcode kunnen handmatig worden ingetypt. Het advies is om de barcode in te voeren middels een scanner, om typfouten te voorkomen bij handmatige invoer.

Nee dit is niet mogelijk, ons informatiesysteem is alleen ingericht om de 'materiaal' sticker van de Certe Barcode stickers te verwerken.

Voor het koppelen van het afnamemateriaal gebruikt u in ZorgDomein alleen de barcode van de ‘materiaal’ sticker. De ‘formulier’ sticker mag weg en wordt niet gebruikt.

Mocht u het materiaal niet digitaal willen/kunnen koppelen: maak dan een afdruk van de ZorgDomein aanvraag en gebruik hiervoor de ‘formulier’ sticker. Plak de sticker rechtsboven op de ZorgDomein-afdruk, de ‘materiaal’ sticker in de lengterichting op het afnamemateriaal plakken.

De afnamedatum kan in ZorgDomein worden genoteerd tijdens het aanmaken van de aanvraag (de afname datum is dan al bekend). 

Als de afnamedatum nog niet bekend is (afname materiaal moet nog worden verzameld) dan moet de afname datum worden genoteerd op de ‘materiaal’ sticker wat op het afnamemateriaal is geplakt.

Tijdens het aanmaken van de aanvraag in ZorgDomein wordt direct getoond welke afnameset nodig is. Ook is dit nog altijd terug te vinden op de afdruk van ZorgDomein.

Ja, dit kan via de knop ‘later afronden’ (rechts onderaan). Bij ‘regie’ via ‘afronden’ kan de order weer worden geopend om alsnog te worden afgerond door middel van het invoeren van de barcode.

Ja, dit mag. Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen adviseren wij om bij de aanvragen tot en met 29 januari 2027 nog een afdruk mee te sturen. Ook na deze datum mag er nog altijd een afdruk mee als dit beter aansluit bij jullie werkproces.

Certe kan de aanvraag dan niet in behandeling nemen, omdat deze niet terug te vinden in ons systeem. Er wordt geen uitslag verstuurd en ook geen melding gemaakt dat het niet in behandeling is genomen, omdat ook de aanvrager onbekend is bij Certe.

Het koppelen van afnamematerialen, geldt (voor als nog) alleen voor medische microbiologie aanvragen (kweken, SOA). Bij deze aanvragen verschijnt ook de optie om een barcode te scannen. Voor klinische chemie-aanvragen(calprotectine, occultbloed, microalbumine, sediment en 24 uur feces- urine)verschijnt er tijdens de aanvraag geen optie om een barcode te scannen en hoeft deze dus ook niet te worden gescand. Deze verder afhandelen via de huidige (reguliere) werkwijze.

Nee, hiervoor hebben we een ander programma van ZorgDomein: de Ordermanager. Met de Ordermanager kun je tijdens de afname de buizen scannen, niet tijdens het aanmaken van de aanvraag. Deze functionaliteit komt binnenkort ook beschikbaar voor alle praktijken/organisaties die zelf bloed af nemen op hun eigen locatie.

Het invoeren van de barcode is een verplicht veld voordat een aanvraag kan worden verstuurd. Staat de order als ‘verzonden’ vermeld bij ‘openstaande acties’ dan is de barcode gekoppeld aan de order en kan het materiaal naar Certe. Als bij de order staat vermeld ‘in concept’ dan is de barcode nog niet ingevoerd. Open de order en voer de barcode als nog in. Bij twijfel is het dus altijd terug te vinden in ZorgDomein of de barcode is ingevoerd.

Nee, een order moet digitaal volledig zijn afgerond en de barcode moet zijn ingevoerd voordat het kan worden opgestuurd.

Verpak het materiaal altijd in een Certe safety bag. Zo is het ook zonder ZorgDomein-afdruk duidelijk dat het materiaal voor Certe is bestemd.

Nee dit is niet beschikbaar.

Nee, hergebruik een materiaal barcode nooit twee keer, je kunt een niet gebruikt afnamemateriaal wel opnieuw gebruiken, maar alleen met een nieuwe barcode sticker. Deze plak je dan over de oude sticker heen.

Nee, het is niet nodig om Certe te informeren. Let op: de oude 'materiaal' sticker kan niet opnieuw worden gebruikt bij een nieuwe aanvraag. Pak hiervoor altijd een nieuwe 'materiaal' sticker.

Niet alle aanvragers zullen (direct) gebruik gaan maken van het koppelen van het afnamemateriaal. Bij deze aanvragen moet er nog perse een afdruk mee van de ZorgDomein-aanvraag en hiervoor moet de ‘formulier’ sticker worden gebruikt. Om geen twee verschillende versies nodig te hebben, heeft Certe (voorlopig) gekozen voor 1 stickervel.

Nee, wel is het advies om afnamematerialen direct te koppelen tijdens het aanmaken van een aanvraag. Maar als dit vanwege de workflow niet geschikt is, dan hoeft u het materiaal niet perse te koppelen aan de aanvraag. Vink dan ‘Aanvraagformulier versturen zonder gegevens monsterafname’ bij ‘Gegevens monsterafname’ aan en stuur een afdruk mee met het afnamemateriaal.

Nee, het is niet mogelijk om dit individueel per aanvrager/organisatie in te stellen. Als u er geen gebruik van wilt maken, vink dan ‘Aanvraagformulier versturen zonder gegevens monsterafname’ bij ‘Gegevens monsterafname’ aan en stuur een afdruk mee met het afnamemateriaal.

Bij een MRSA-aanvraag kan het voor de afname ondersteund zijn om op de swabs ook de afnameplek (keel (K), neus (N), rectum (R)) te noteren. Zo is tijdens de afname duidelijk welke swab gekoppeld is aan welke afnameplek.